Il software di fax online consente agli utenti di inviare e ricevere fax in modo sicuro digitalmente. Queste piattaforme possono trasmettere fax attraverso la piattaforma software stessa, tramite email o da un'app mobile della piattaforma, trasformando essenzialmente un computer in una macchina fax.
Questi strumenti fanno risparmiare alle aziende il costo della carta, dell'inchiostro e della macchina stessa. Queste soluzioni consentono agli utenti di archiviare documenti in modo sicuro, nonché di firmare e modificare digitalmente i fax, il tutto senza stampare documenti. Le piattaforme di software di fax online eliminano anche fastidi come una linea fax occupata. Inoltre, se un'azienda ha un numero di fax esistente, può trasferirlo alla soluzione software di fax.
Il software di fax online svolge le stesse funzioni di una macchina fax, inclusi l'invio e la ricezione di fax. Questi strumenti non devono essere confusi con il software di posta elettronica. Il software di fax online invia documenti elettronici, tipicamente in formato PDF, direttamente alla casella di posta del destinatario tramite un numero di fax, mentre il software di posta elettronica consente agli utenti di inviare messaggi elettronici direttamente alla casella di posta del destinatario previsto. Sebbene molto simili, il fax online è il metodo preferito per inviare documenti, in particolare quelli firmati o riservati, poiché la trasmissione delle informazioni è tipicamente più sicura rispetto alla posta elettronica.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Fax Online, un prodotto deve:
Consentire agli utenti di inviare e ricevere un fax direttamente dalla piattaforma, da un account email o da un'app mobile
Dare agli utenti la possibilità di modificare e firmare documenti all'interno dello strumento
Fornire la possibilità di integrarsi con un numero di fax esistente